• Aldo Arellano

¿Estás desperdiciando la información de tu negocio? 📊 | Inteligencia de Negocios

Actualizado: 14 dic 2020

Como dueño de un pequeño negocio, me he sentido abrumado al tener tanta información y no saber cómo interpretarla.



Es aún más abrumador tener que crear estrategias para que el negocio crezca o que al menos sobreviva y no saber ni por donde empezar. Y créeme que el tamaño de tu negocio no importa, siempre estamos en peligro de que nuestros negocio vayan en picada ❌



Para eso existe el Business Intelligence, para brindarnos un poco de paz mental:



El Business Intelligence, o Inteligencia de Negocios consiste en el análisis inteligente de los datos importantes de tu negocio, para que puedas encontrar oportunidades clave, posibles problemas y amenazas y que con esa información tomes las mejores decisiones y crees estrategias para tu negocio.



Es mejor tomar decisiones basadas en datos, que basadas en tu opinión o especulaciones.



Para entrar en materia, debes entender que la Inteligencia de Negocios consiste en 3 cosas:

  • La recopilación de información a través de Bases de Datos 🔢

  • Volver esa información en algo fácil y rápido de entender a través de Visualizaciones 📊

  • Y la interpretación de toda la información importante de tu negocio a través de la creación de Tableros de Información Clave (Dashboards en inglés) 💻



Profundicemos en cada fase para que puedas aplicar este conocimiento hoy mismo a tu negocio:



Bases de Datos

Te permiten almacenar datos de tu negocio de forma organizada y relacionada para hacer búsquedas posteriores.



Gracias a herramientas como Excel o las Hojas de Cálculo de Google, podemos almacenar grandes cantidades de información que posteriormente podemos utilizar para:

  • Tener un registro de datos relevantes para tu negocio 📈

  • Construir una estrategia con base en datos reales, así reduces el riesgo de que salga mal🎯

  • Compartir información con otras personas de tu equipo que también necesitan acceder a ella 💻

  • Permite tener unificados los datos en un sólo lugar 📍

  • Tienes una mejor gestión y control de la información de tu negocio



Existen muchos tipos de bases de datos:

  • Aquellas que sirven como una foto de los resultados que obtuviste en el pasado (bases de datos estáticas)

  • Bases de datos que modificas constantemente como inventarios (bases de datos dinámicas)



Entre otras. Pero hay algo que necesitas saber: Puedes crear sistemas (o comprarlos) que vacíen de forma automática la información de tu negocio en bases de datos para que tú no tengas que hacerlo manualmente. Si te interesa busca todo lo que puedas sobre SQL, bases de datos automatizadas y big data.



¿Cómo construir una base de datos?

Teniendo en cuenta que tanto tú como yo somos novatos en el tema, te voy a explicar cómo crear una base de datos sencilla, pero útil que para final de esta semana hayas terminado y que sirva para que hagas tu primer Análisis Inteligente de tu Negocio.



Pasos:


1. El primer paso es definir cuál es el objetivo de tu base de datos. 🚀


Imaginemos que vendes 3 modelos diferentes de computadoras en tu página web y quieres saber cuánto vendes por mes, cuál es el modelo que más se vende y cuál es el modelo que tiene mejor margen de utilidad.



Pregúntate ¿Por qué quieres analizar esa información?



R: Porque quiero saber como se comportan las ventas por cada mes, para ver cuáles son los meses más fuertes del año y cuáles son los más débiles para saber cuándo debo invertir en publicidad.



También me interesa saber cuál es el modelo que más se vende para promocionarlo más en mis redes sociales y por último el que mejor margen de utilidad me da, ya que puedo utilizar ese modelo como producto de entrada, para que las personas compren por primera vez y vean que mis productos son de buena calidad.



2. Ahora que tienes una idea clara, escoge la información que debes recopilar. Obviamente debe ser información relacionada con lo que vimos en el punto anterior. Anótala en un papel:



Información a recopilar:

  • Ventas totales por mes

  • Costo de cada modelo

  • Margen de utilidad de cada modelo



3. Determina las categorías que vas a utilizar para tu información.

Por ejemplo:

  • Venta por país

  • Venta por modelo



4. Depura tu lista de datos


Elimina todos los datos repetidos o mal capturados.



Visualización de Datos

A ver, dime... a simple vista y en 10 segundos ¿Qué conclusiones puede sacar de esta base de datos?


Base de datos de ventas por establecimiento, vendedor y monto total
Base de Datos



Sinceramente.. Nada. Es muy difícil sacar conclusiones de una tabla así.



Exactamente para eso existen las visualizaciones. Para que puedas interpretar de forma gráfica e intuitiva la información que recopilaste en tu base de datos.



Las visualizaciones son básicamente gráficos. Seguro has visto cientos en tu vida. Te doy algunos ejemplos:



Gráfico de Barras


Gráfico de Barras
Gráfico de Barras


Gráfico de Línea


Gráfico de Líneas
Gráfico de Líneas


Gráfico Circular


Gráfico Circular o de Pastel
Gráfico Circular o de Pastel


Existen muchos tipos de gráficos. Lo importante es que comprendas que cada uno es bueno para explicar un mensaje específico.




Tomemos como ejemplo en gráfico circular, que resulta muy bueno para entender cuál es la porción que tiene cada producto que vendes, pero resulta que ese gráfico no sirve si quisiéramos explicar cómo se han comportado las ventas desde el 2019 al 2020.



¿Cómo construir una buena visualización de datos?

Para lograr construir una visualización que te permita interpretar información de forma rápida, sigue los siguientes pasos:



1. Define quién es la persona que va a analizar el gráfico. 👨‍💼👩‍💼


¿Eres tú solamente? Tal vez también lo va a leer tu equipo. ¿Tu equipo sabe cómo interpretar un gráfico de barras? Toma todo esto en consideración.




2. Define cuál es el mensaje que quieres comunicar. ✉


Tal vez para ti, que trabajas constantemente con la información de tu negocio, sea claro que las ventas están bajando desde hace 6 meses (es un ejemplo, espero de todo corazón que no sea el caso).



El mensaje a comunicar es claro: Las ventas están bajando desde hace 6 meses.



Ese mensaje te ayudará a definir en el futuro cuál es el mejor gráfico para explicar esto.




3. Elige el gráfico que comunica bien ese mensaje.


En este caso, ya sabemos cuál es el mensaje, pero ¿qué gráfico me permite comunicar esto?


Probablemente un gráfico de barras que me explique las ventas mes por mes desde el año pasado hasta este año, donde veremos como las barras se van haciendo más chicas en los últimos 6 meses.




4. Resalta la información importante. ⚠


Ve este ejemplo. El rojo sirve para resaltar que hubo pérdidas en los meses de febrero y abril.


Gráfico de Barras sin título
Gráfico de Barras sin título


El color te permite interpretar de forma rápida qué está pasando.





5. Utiliza títulos y datos para hacer más fácil la interpretación.



Por decir, en el ejemplo anterior, imagínate que son ventas... ¿Ventas en qué unidades? ¿Millones? ¿Miles? ¿De qué estás hablando?



Utiliza los títulos. Explica de qué trata tu gráfico, por ejemplo en el gráfico anterior, no es lo mismo que el gráfico dijera "Flujo de ganancias en millones de dólares" contra "Ingreso y Salida de Estudiantes 2020".

Los títulos le dan mucho sentido al gráfico.



Si el gráfico tratara de "Ingreso y Salida de Estudiantes 2020", entonces podríamos interpretar que en enero tuvimos 25 nuevos alumnos, pero en febrero perdimos 10, en marzo se unieron 34 nuevos, etc.



Tableros de Información Clave (Dashboards)

Imagina que tu negocio tiene un cuarto de control, donde puedes ver los resultados de tu negocio y puedes mover botones y perillas para mejorar los resultados. Eso es un Tablero de Información Clave de tu negocio.



Son herramientas que te permiten monitorizar, analizar y mostrar de manera muy visual la información clave de tu negocio, para que tomes mejores decisiones de forma rápida.



Retomando lo que hemos visto hasta aquí:



el tablero es el cuarto de control de tu negocio > dentro del cuarto tienes una pantalla con muchas gráficas que te indican qué tan bien va el negocio: eso son las visualizaciones o gráficos > por último, esos gráficos necesitan información para existir, esa información es tomada de las bases de datos que construiste.



Las características de un Tablero de Información Clave son:

  • Es fácil de entender ✅

  • Requiere que lo actualices con frecuencia, la cuál debes definir de acuerdo a los datos que analices 🔁

  • Permite que hagas comparaciones con tus resultados del pasado de una forma visual 📈

  • Es modificable. Lo puedes construir con la información que necesites y puedes modificarlo cuando sientes que no te está siendo útil, cuando necesitas agregar nuevas variables o ver los datos de una forma distinta 🔧



¿Cómo construir un tablero de información clave?

Antes de pasar a la parte técnica, te voy a explicar los primeros pasos clave para construir un buen tablero de información para tu negocio:



1. Entienda la razón de ser de tu tablero, el objetivo. ¿Para qué te va a servir? 🤔


Cada negocio tiene necesidades muy particulares. Estoy seguro que el tuyo necesita información ordenada de forma que ningún otro negocio necesita. Puede que quieras información sobre ventas totales, quieres métricas específicas de cada departamento de tu empresa y un gráfico que te permita ver cuáles son los productos que más venden.




2. Define los datos que vas a mostrar. 🔢


Si retomamos el ejemplo del punto anterior, entonces los datos podrían ser los siguientes:

  • Ventas totales

  • Ventas totales por producto

  • Seguidores en redes sociales ganados al mes para el departamento de Marketing

  • Ventas totales en tu local comercial para el departamento de ventas




3. Elabora los gráficos. 💻


Escoge los gráficos que te permitan analizar mejor los datos que quieres mejor

  • Ventas totales: Gráfico de línea temporal

  • Ventas totales por producto: Gráfico circular

  • Seguidores en redes sociales ganas al mes: Gráfico de barras

  • Ventas locales en tu local comercial: Gráfico de barras




4. Depura los datos que recopiles. 🔎


En tus bases de datos encárgate de que todos los datos estén bien capturados, que no haya errores en los nombres por ejemplo: Frebrero y Febrero, o que haya discrepancias en el formato de moneda: $1,300.00 vs 1.300,00 etc




5. Prueba y modifica. 🔧


Tu tablero jamás va a ser perfecto. Lanza la primer versión esta semana y ve ajustándola conforme pase el tiempo, según tus necesidades.



¿Qué programa puedo utilizar para hacer mi tablero?

Un tablero de información clave no debe estar hecho en un programa complejo como tal vez lo estés pensando, puedes hacerlo en una hoja de Excel o de Google. Aunque, si tienes conocimientos medianos de Hojas de Cálculo de Google, te recomiendo que investigues cómo hacer tableros en Google Data Studio.



Te explicaré que estructura puedes utilizar con el ejemplo que estábamos utilizando:



Archivo de Excel


Hoja 2: Ventas totales por mes

Dentro de esta hoja guarda la base de datos de las ventas totales por mes


Hoja 3: Ventas totales por producto

Guarda la base de datos por producto, incluso podrías unificar la hoja 2 y 3 ya que pueden ser visualizadas en una sola base de datos


Hoja 4: Nuevos seguidores en redes sociales por mes

Guarda la base de datos con los nuevos seguidores ganados por semana


Hoja 5: Ventas locales en tu local comercial

Guarda la base de datos de las ventas generadas por tu local


Hoja 1: Tablero de control

Aquí vas a poner todos los gráficos que escogiste que utilizarías para cada dato importante.



Conclusión

Si hay algo que quiero que recuerdes y apliques hoy es el concepto del cuarto de control:



Recuerda que tu negocio tiene un cuarto de control (tablero de información clave), donde puedes ver los resultados de tu negocio en un pantalla (gráficos o visualizaciones), y esos gráficos provienen de las bases de datos que haces de tu negocio.



Dentro de ese cuarto puedes mover botones y perillas para mejorar los resultados.



Espero que sea de ayuda para tu negocio, y recuerda un concepto elemental: mantén todo el análisis inteligente de tu negocio lo más simple que puedas. A veces queremos meter mil y un gráficos y métricas que sólo nos distraen.



Mantén simple todo. Te reto a que al final de esta semana crees el cuarto de control de negocio y nos hagas llegar por medio de Instagram.



¡Suerte y mucho éxito en tu negocio!

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